MANAJEMEN RAPAT YANG EFEKTIF DAN EFISIEN
DALAM PELAYANAN MAHASISWA[1]
Oleh:
Cartes Asbit. Rangotwat, S.H[2]
I.
PENDAHULUAN
Membicarakan rapat, membicarakan
salah satu aktifitas penting dalam sebuah instansi/lembaga, perusahaan, dan
organisasi. Rapat merupakan salah satu aktifitas penting dalam sebuah
instansi/lembaga, perusahaan dan organisasi untuk mencapai tujuan yang
diinginkan dan dikehendaki. Melalui rapat segala kebijakan dalam
instansi/lembaga, perusahaan dan organisasi didiskusikan/dibahas dan diputuskan
serta dilaksanakan keputusan itu sebagaimana mestinya. Namun dalam praktek,
tidak semua rapat dapat dilaksanakan dengan baik artinya terkadang rapat
berujung pada pembicaraan yang bertele-tele, terjadi perdebatan silang yang
akhirnya membuat suasana rapat memanas, pembicaraan dalam rapat melenceng dari
agenda yang telah ditetapkan, ada peserta rapat yang mendominasi pembicaraan
dalam rapat, pemimpin rapat tidak tegas dalam memimpin rapat.
Bahkan, kadang agenda rapat pun
tidak ada, tidak adanya durasi waktu dalam membahas setiap agenda sehingga
menyebabkan rapat menghabiskan waktu yang begitu lama namun sering tidak
menghasilkan keputusan apa-apa alias selesai rapat, putusan mengambang. Potret
semacam ini harus kita akui bahwa sering terjadi juga dalam organisasi
mahasiswa secara khusus dalam pelayanan mahasiswa. Inilah yang menyebabkan
pelaksanaan rapat tidak efektif dan efisien. Lalu bagaimana memanajemen rapat
yang efektif dan efisien agar setidaknya permasalahan dalam rapat bisa dikurangi
atau bila perlu kita dapat melaksanakan rapat secara efektif dan efisien dalam
pelayanan mahasiswa? Dalam makalah ini
kita akan diuraikan tentang pengertian rapat, jenis-jenis rapat, elemen-elemen
dalam rapat, rapat yang efektif dan efisien dan penutup.
II.
PENGERTIAN
Sebelum
kita lebih jauh mempelajari tentang jenis-jenis rapat, elemen-elemen rapat,
bagaimana mewujudkan rapat yang efektif dan efisien perlu kita memahami batasan
mengenai rapat. Apa yang dimaksudkan dengan rapat?
Menurut Kamus Bahasa Indonesia (KBI)[3]
rapat mengandung beberapa pengertian, antara lain: pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu; sidang;
majelis. Sidang untuk membahas suatu masalah yang berkenaan dengan bidang
pekerjaan yang dihadapi. Pertemuan para karyawan yang membahas hal-hal yang
berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi. Rapat bukanlah tujuan,
namun rapat adalah alat untuk mencapai tujuan ataupun menyelesaikan pekerjaan.
Rapat yang dilaksanakan secara efektif adalah rapat yang dapat mencapai tujuan yang
diinginkan oleh organisasi atau kepanitian yang menyelenggarakan rapat
tersebut. Oleh sebab itu, setiap rapat harus mempunyai tujuan yang jelas yang
hendak dicapai.[4]
Dari beberapa pengertian rapat diatas, maka kita dapat
menarik suatu kesimpulan bahwa Rapat adalah
pertemuan sekelompok orang yang dipimpin oleh pihak yang memiliki otoritas pada
waktu dan tempat yang telah ditentukan untuk membahas dan memutuskan sesuatu
serta berkomitmen untuk melaksanakan apa yang telah dibahas dan diputuskan tersebut.
III.
JENIS-JENIS RAPAT
1.
Rapat Penjelasan
merupakan rapat yang dilakukan dengan tujuan memberikan penjelasan kepada
seluruh anggota mengenai kebijaksanaan yang dilakukan oleh ketua kelompok atau
pimpinan organisasi mengenai prosedur kerja baru. Biasanya, ketua kelompok atau
pimpinan dalam organisasi mengadakan rapat ini, agar anggotanya dapat
mengetahui jobdesk kerja apa saja yang harus mereka lakukan, dan apa targetan
yang harus mereka capai.
2.
Rapat Pemecahan
Masalah merupakan rapat yang
dilakukan apabila dalam sebuah organisasi terdapat berbegai macam persoalan
yang sulit untuk diatasi. Dalam rapat ini akan dibicarakan langkah apa yang
harus mereka lakukan, dan solusi apa yang mereka dapat lakukan untuk mengatasi
permasalahan tersebut. Sehingga semua kegiatan yang dilakukan oleh organisasi
dapat tersu berjalan sesuai dengan rencana.
3.
Rapat
Perundingan biasanya rapat yang
dilakukan pula ketika terdapat masalah. Namun masalah di sini adalah masalah
yang terjadi akobat adanya perselisihan antara organisasi dengan pihak yang
bekerja sama, atau pihak lain yang terkait. Rapat dilakukan bukan dengan
anggota organisasi, namun dengan pihak lain tersebut. Dalam rapat ini, akan dilakukan semacam perundingan atau negosiasi
untuk menghindari pertikaian yanng memanas. Perundingan ini akan menghasilkan
solusi yang tidak merugikan kedua belah pihak, dan disepakati oleh keduainya.
Jenis-Jenis
Rapat Berdasarkan Sifatnya
1.
Rapat formal
merupakan sebuah rapat yang diadakan dengan resmi dan terencana. Di mana
biasanya anggota rapat ini diundang secara resmi, dan rapat dilakukan dengan
susunan acara yang teratur.
2.
Rapat informal berbanding terbalik dengan rapat formal.
Biasnya rapat ini terjadi secara mendaadak dan tidak terencana sebelumnya.
Anggota rapat pun bisa siapa saja. Biasanya, rapat ini terjadi ketika ada
beberapa orang yang bertemu, dan secara tidak sengaja menemukan sebuah rencana.
Akhirnya, mereka membicarakan rencana tersebut, dan hasilnya dapat dibawa ke rapat formal untuk
dibicarakan bersama anggota lainnya.
3.
Rapat terbuka biasanya dapat dihadiri oleh siapa saja, dan
sifatnya tidak rahasia. Anggota yang dapatng untuk menghadiri rapat ini
bersifat umum.
Rapat tertutup adalah kebalikan dari rapat terbuka. Rapat ini hanya dihadiri oleh orang-orang tertentu untuk membahas hal-hal yang sifatnya rahasia dan tidak boleh diketahui oleh orang banyak.
Rapat tertutup adalah kebalikan dari rapat terbuka. Rapat ini hanya dihadiri oleh orang-orang tertentu untuk membahas hal-hal yang sifatnya rahasia dan tidak boleh diketahui oleh orang banyak.
Jenis
Jenis Rapat Berdasarkan Jangka Waktunya.
1.
Rapat mingguan
merupakan rapat yang telah dianggendakan untuk diadakan setiap satu minggu.
Dalam rapat ini akan dibahas berbagai pekerjaan yang telah dikerjakan beserta
permasalahan dihadapi oleh anggota dalam menjalankannya. Sehingga dalam rapat
ini akan dilakukan evaluasi kinerja serta apa saja pekerjaan yang harus mereka
lakukan selanjutnya untuk 1 minggu mendatang.
2.
Rapat bulanan hampir sama dengan rapat mingguan. Rapat ini
merupakan rapat rutin yang dilakukan setiap bulan untuk membahas berbagai
permasalahan dan peristiwa yang terjadi dalam 1 bulan yang telah berjalan.
3.
Rapat semester ini dilakukan setiap semester. Tujuannya sebagai
evaluasi kinerja selama 6 bulan serta untuk menentukan langkah selanjutnya yang
harus dilakukan untuk 6 bulan berikutnya.
4.
Rapat tahunan
sama seperti rapat lainnya, merupakan rapat rutin yang teragenda, namun
dilakukan sekali dalam satu tahun.
Jenis-Jenis
Rapat Berdasarkan Frekuensinya
1.
Rapat rutin merupakan rapat yang secara rutin harus dilakukan,
telah diagendakan dan ditentukan waktunya. Rapat ini dapat dilakukan secara
mingguan, bulanan, serta tahunan.
2.
Rapat insidental berbeda dengan rapat rutin. Rapat ini tidak
dilaksanakan berdasarkan jadwal yang telah ditentukan, tetapi berdasarkan
kepada permasalahan yang sedang dihadapi. Rapat ini biasanya baru akan
dilaksanakan apabila anggota mendapat masalah yang sangat penting, dan harus
segera dipecahkan bersama solusinya.
Jenis
Jenis Rapat Berdasarkan Namanya
1.
Rapat kerja
merupakan rapat yang dilakukan oleh seluruh anggota. Di mana dalam rapat ini
akan dibahas semua rencana kerja dan targetan organisasi. Begitu pula dengan
pembagian job desk kerja dalam periode waktu yang ditentukan. Namun, biasanya
rapat ini hanya dilakukan satu kali dalam satu tahun. Semua pembagian tugas
dalam rapat ini menjadi agenda besar yang harus terselesaikan dan akan diadakan
rapat evaluasi kerja untuk membahas permasalahan yang ada, dalam waktu
yang sifatnya insidental.
2.
Rapat dinas biasanya rapat yang diadakan apabila terdapat
berbagai kepentingan pembicaraan mengenai urusan kantor sehari-hari dan
menyangkut kedinasan. Rapat ini biasanya diadakan oleh intansi atau kantor.
3.
Rapat Musyawarah
kerja merupakan rapat untuk
membiacarakan masalah yang sifatnya untuk mencapai kata sepakat pada anggota.
Biasanya, rapat ini diadakan apabila ada anggota yang dalam perjalanan
pelaksanaan tugas merasa tidak sepaham, dan terjadi protes kepada pimpinan.
Kemudian diadakanlah musyawarah untuk mencapai kata sepakat.
Jenis – Jenis Rapat Berdasarkan Keanggotaan
1.
Rapat pimpinan merupakan rapat yang dihadiri oleh para petinggi
organisasi. Biasanya dalam rapat ini, mereka akan membahas mengenai kepentingan
yang berpengaruh pada kinerja organisasi. Selain itu, biasanya para petinggi
ini juga membahas berbagai masalah yang tidak dapat diatasi oleh anggota
lainnya, dan hanya berhubungan dengan mereka, untuk kelangsungan organisasi
tersebut. Rapat ini juga membahas tanggung jawab tiap pimpiman departemen atau
divisi serta manajemen yang mereka lakukan untuk kelangsungan organisasi.
2.
Rapat Divisi merupakan rapat yang hanya dihadiri oleh anggota
tiap divisi saja untuk membicarakan masalah pembagian kerja atau masalah yang
mereka hadapi.
3.
Rapat Umum
adalah rapat yang dihadiri
oleh anggota organisasi. Di mana, biasnya rapat ini diadakan untuk
menginformasikan kebijakan perusahaan yang akan berpengaruh terhadap pembagian
kerja anggota.
IV.
ELEMEN-ELEMEN DALAM RAPAT
1.
Waktu
Pengaturan waktu dalam
rapat adalah suatu pembuka keberhasilan rapat[6].
Dalam tahap pra rapat, perlu menentukan waktu rapat dimulai jam berapa,
kemudian durasi rapat. Durasi yang akan digunakan untuk membahas setiap agenda.
Sehingga peserta rapat mengetahui, rapat akan selesai kapan.
2.
Agenda.
Agenda sangat penting
dalam rapat. Agenda ibarat kompas yang menentukan arah dan tujuan rapat ini mau
kemana. Dalam tahap pra rapat, pemimpin rapat sudah menentukan agenda apa saja
yang akan dibahas dalam rapat. Dan sebelum rapat, peserta sudah diberitahu
agenda rapat sehingga hal-hal yang berhubungan dengan agenda rapat sudah
dipersiapkan peserta rapat.
3.
Pemimpin.
Keberhasilan
pelaksanaan suatu rapat ditentukan juga oleh pemimpin rapat. Bagaimana seorang
pemimpin rapat memiliki kemampuan dan secara tegas dapat mengendalikan jalannya
rapat sehingga rapat dapat berlangsung secara efektif dan ada sebuah keputusan
yang dihasilkan diakhir rapat.
4.
Peserta.
Peserta rapat
diharapakan dapat berkontribusi dalam rapat. Artinya tidak datang, duduk, diam,
dan dengar tetapi dapat ikut dalam pembicaraan, memberi usul dan saran serta
tanggapan terhadap sesuatu hal yang dikemukakan.
5.
Lokasi dan ruang
rapat.
Rapat akan dilaksanakan
dimana? Lokasi dan ruang rapat perlu dipersiapkan dengan baik, lokasi dan ruang
rapat yang kondusif dan memadai serta suasananya tenang sehingga rapat dapat
berlangsung dengan baik.
6.
Notulen
Rapat boleh terlaksana,
namun tanpa notulen yang mencatat setiap pembicaraan dalam rapat, maka sia-sialah
rapat tersebut. Rapat terlaksana namun peserta rapat tidak mengetahui apa-apa
saja yang telah dibahas dan diputuskan. Oleh sebab itu, sangat penting adanya
notulen dalam rapat untuk mencatat semua hal yang dibicarakan sampai kepada
sebuah keputusan yang dihasilkan diakhir rapat.
7.
Media
Media diperlukan untuk
menunjang pelaksananaan rapat. Media yang dimaksud disini adalah adanya LCD
jika diperlukan untuk menampilkan data/infomasi mengenai sesuatu hal yang
sedang dibahas dalam rapat. Microfon untuk memperjelas suara jika dalam ruangan
yang besar dengan peserta yang banyak pula.
8.
Fleksibilitas.
Fleksibilitas dalam
rapat adalah keluwesan pemimpin rapat dalam menentukan rapat dapat dilanjutkan
atau tidak jika melihat suasana rapat sudah memanas akibat silang pendapat
dalam rapat dan pembicaraan oleh peserta dalam rapat tidak lagi memperhatikan
etika dan kesantunan dalam mengemukakan tanggapan, usulan/pendapat.
9.
Keputusan.
Mengambil keputusan
adalah hal yang penting dalam suatu
organisasi ataupun untuk diri kita sendiri.[7]
Dalam rapat, akhir dari sebuah pembahasan agenda adalah bagaimana mengambil
sebuah keputusan yang dapat dilaksanakan oleh organisasi tersebut.
10. Komitmen
W. H. Murray dalam
bukunya John C. Maxwell menuliskan beberapa kalimat tentang Komitmen yang
sangat mengagumkan:[8] “Tentang semua tindakan
inisiatif, ada satu kebenaran dasar yang jika di diabaikan akan membunuh
ide-ide dan rencana-rencana luar biasa yang tidak terhitung banyaknya: bahwa
saat seseorang menyerahkan dirinya, penyediaan kebutuhan juga bergerak…” Thomas
Edison melakukan hampir 1000 eksperimen sebelum menemukan bahan yang cocok
untuk kawat pijar bola lampu. Edison tidak mau menyerah. Ia punya komitmen!
Abraham Lincoln berkampanye untuk menjadi anggota DPR dan ia gagal. Ia mencoba
bisnis dan gagal, dengan menghabiskan 17 tahun untuk melunasi utangnya. Ia
mencalonkan diri menjadi anggota Congres dan kalah. Ia akhirnya menjadi
Presiden Amerika Serikat. Abraham Lincoln tidak mau menyerah. Ia punya
komitmen. Komitmen merupakan tahap pasca rapat, semua peserta rapat berjanji
untuk melaksanakan keputusan yang telah dibuat diakhir rapat. Semua peserta
rapat, walaupun ada yang tidak sepakat dengan keputusan yang diambil dalam
rapat, keputusan telah diambil, semua peserta rapat dapat menjalankan keputusan
rapat tersebut dengan penuh komitmen.
V.
EFEKTIFITAS DAN EFISIENSI RAPAT
Efektifitas dan efisiensi rapat adalah
menciptakan keadaan yang berpengaruh dalam rapat artinya pelaksanaan rapat
tentu diwarnai dengan berbagai pembicaraan baik positif maupun negatif, namun rapat tetap dapat berlangsung sampai
akhir dan menghasilkan sebuah keputusan. Kemudian memperhatikan ketepatan cara
usaha dan kerja dalam menjalankan rapat dengan menggunakan
elemen-elemen rapat, melalui alur dan tahap rapat sehingga rapat yang telah
direncanakan mulai dari tahap pra rapat, rapat dan pasca rapat dapat berjalan
dengan baik dan semua proses dapat diikuti dengan tepat sehingga tidak membuang-buang
waktu, tenaga, biaya serta akhir dari semua ini adalah bagaimana peserta rapat
dapat memiliki kemampuan menjalankan tugas dengan baik dan tepat.
VI.
PENUTUP
Pelaksanaan
rapat yang efektif dan efisien dalam organisasi mahasiswa khususnya pelayanan
mahasiswa merupakan kebutuhan yang mendesak. Sebab, rapat adalah salah satu
aktifitas penting dalam organisasi untuk membahas, mendiskusikan dan memutuskan
suatu kebijakan organisasi yang dapat dijalankan oleh organisasi tersebut untuk
mewujudkan arah dan tujuan yang hendak dicapai oleh organisasi tersebut. Namun
sejauh ini, organisasi mahasiswa khususnya pelayanan mahasiswa belum dapat
menerapkan rapat yang efektif dan efisien ketika melaksanakan rapat baik secara
umum organisasi maupun khususnya departemen/bidang. Hal ini terbukti dengan
adanya pelaksanaan rapat yang molor, tidak sesuai waktu yang ditetapkan, rapat
sering tidak memiliki agenda yang jelas dan rapat yang berakhir dengan tidak
menghasilkan keputusan apa-apa. Oleh sebab itu, melalui pembekalan pengurus
baru UKM KR Jubilee dengan salah satu materi Manajemen Rapat Yang Efektif dan
Efisien Dalam Pelayanan Mahasiswa harapannya pengurus baru tidak saja mendengar
dan memahami tetapi dapat menerapkannya dalam departemen/bidangnya dalam
pelayanan mahasiswa di UKM KR Jubilee.
[1] Materi disampaikan pada Acara
Pembekalan Calon Pengurus UKM KR JUBILEE Universitas Merdeka Malang. Perkantas,
8 Desember 2013.
[2] Pembimbing Departemen LITBANG
SDM UKM KR JUBILEE.
[3] Kamus Bahasa Indonesia/Tim
Penyusun Kamus Pusat Bahasa, Jakarta, 2008, hlm 1265.
[4] Iqbal Islami, Kontribusi Dalam Rapat Dan Rapat Yang
Efektif, Makalah tanpa tahun, hlm 8.
[5] www.hasbitc.com/mengetahui-dan-mengenal-jenis-jenis-rapat.html.
Diakses tanggal 4
desember 2013.
[6] Samuel H. Tirtamihardja, 2007, Pemimpin
adalah pemimpi, Leaders Are Dreamers, Jakarta, Yayasan YASKI, Edisi Kedua,
hlm. 118
[7] Ibid, hlm. 138.
[8]John C. Maxwell, 2011, Think On These Things, Jakarta, Immanuel
Publishing House, hlm 18.