Sabtu, 05 Juli 2014


MANAJEMEN RAPAT YANG EFEKTIF DAN EFISIEN
DALAM PELAYANAN MAHASISWA[1]
Oleh:
Cartes Asbit. Rangotwat, S.H[2]

       I.            PENDAHULUAN
            Membicarakan rapat, membicarakan salah satu aktifitas penting dalam sebuah instansi/lembaga, perusahaan, dan organisasi. Rapat merupakan salah satu aktifitas penting dalam sebuah instansi/lembaga, perusahaan dan organisasi untuk mencapai tujuan yang diinginkan dan dikehendaki. Melalui rapat segala kebijakan dalam instansi/lembaga, perusahaan dan organisasi didiskusikan/dibahas dan diputuskan serta dilaksanakan keputusan itu sebagaimana mestinya. Namun dalam praktek, tidak semua rapat dapat dilaksanakan dengan baik artinya terkadang rapat berujung pada pembicaraan yang bertele-tele, terjadi perdebatan silang yang akhirnya membuat suasana rapat memanas, pembicaraan dalam rapat melenceng dari agenda yang telah ditetapkan, ada peserta rapat yang mendominasi pembicaraan dalam rapat, pemimpin rapat tidak tegas dalam memimpin rapat.
            Bahkan, kadang agenda rapat pun tidak ada, tidak adanya durasi waktu dalam membahas setiap agenda sehingga menyebabkan rapat menghabiskan waktu yang begitu lama namun sering tidak menghasilkan keputusan apa-apa alias selesai rapat, putusan mengambang. Potret semacam ini harus kita akui bahwa sering terjadi juga dalam organisasi mahasiswa secara khusus dalam pelayanan mahasiswa. Inilah yang menyebabkan pelaksanaan rapat tidak efektif dan efisien. Lalu bagaimana memanajemen rapat yang efektif dan efisien agar setidaknya permasalahan dalam rapat bisa dikurangi atau bila perlu kita dapat melaksanakan rapat secara efektif dan efisien dalam pelayanan mahasiswa?  Dalam makalah ini kita akan diuraikan tentang pengertian rapat, jenis-jenis rapat, elemen-elemen dalam rapat, rapat yang efektif dan efisien dan penutup.

    II.            PENGERTIAN
Sebelum kita lebih jauh mempelajari tentang jenis-jenis rapat, elemen-elemen rapat, bagaimana mewujudkan rapat yang efektif dan efisien perlu kita memahami batasan mengenai rapat. Apa yang dimaksudkan dengan rapat?
            Menurut Kamus Bahasa Indonesia (KBI)[3] rapat mengandung beberapa pengertian, antara lain: pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu; sidang; majelis. Sidang untuk membahas suatu masalah yang berkenaan dengan bidang pekerjaan yang dihadapi. Pertemuan para karyawan yang membahas hal-hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi. Rapat bukanlah tujuan, namun rapat adalah alat untuk mencapai tujuan ataupun menyelesaikan pekerjaan. Rapat yang dilaksanakan secara efektif adalah rapat yang dapat mencapai tujuan yang diinginkan oleh organisasi atau kepanitian yang menyelenggarakan rapat tersebut. Oleh sebab itu, setiap rapat harus mempunyai tujuan yang jelas yang hendak dicapai.[4]
            Dari beberapa pengertian rapat diatas, maka kita dapat menarik suatu kesimpulan bahwa Rapat adalah pertemuan sekelompok orang yang dipimpin oleh pihak yang memiliki otoritas pada waktu dan tempat yang telah ditentukan untuk membahas dan memutuskan sesuatu serta berkomitmen untuk melaksanakan apa yang telah dibahas dan diputuskan tersebut.

 III.            JENIS-JENIS RAPAT

                                                                Jenis Jenis Rapat Berdasarkan Tujuan

1.      Rapat Penjelasan merupakan rapat yang dilakukan dengan tujuan memberikan penjelasan kepada seluruh anggota mengenai kebijaksanaan yang dilakukan oleh ketua kelompok atau pimpinan organisasi mengenai prosedur kerja baru. Biasanya, ketua kelompok atau pimpinan dalam organisasi mengadakan rapat ini, agar anggotanya dapat mengetahui jobdesk kerja apa saja yang harus mereka lakukan, dan apa targetan yang harus mereka capai.
2.      Rapat Pemecahan Masalah merupakan rapat yang dilakukan apabila dalam sebuah organisasi terdapat berbegai macam persoalan yang sulit untuk diatasi. Dalam rapat ini akan dibicarakan langkah apa yang harus mereka lakukan, dan solusi apa yang mereka dapat lakukan untuk mengatasi permasalahan tersebut. Sehingga semua kegiatan yang dilakukan oleh organisasi dapat tersu berjalan sesuai dengan rencana.
3.      Rapat Perundingan biasanya rapat yang dilakukan pula ketika terdapat masalah. Namun masalah di sini adalah masalah yang terjadi akobat adanya perselisihan antara organisasi dengan pihak yang bekerja sama, atau pihak lain yang terkait. Rapat dilakukan bukan dengan anggota organisasi, namun dengan pihak lain tersebut. Dalam rapat ini, akan dilakukan semacam perundingan atau negosiasi untuk menghindari pertikaian yanng memanas. Perundingan ini akan menghasilkan solusi yang tidak merugikan kedua belah pihak, dan disepakati oleh keduainya.

                                          Jenis-Jenis Rapat Berdasarkan Sifatnya
1.      Rapat formal merupakan sebuah rapat yang diadakan dengan resmi dan terencana. Di mana biasanya anggota rapat ini diundang secara resmi, dan rapat dilakukan dengan susunan acara yang teratur.
2.      Rapat informal berbanding terbalik dengan rapat formal. Biasnya rapat ini terjadi secara mendaadak dan tidak terencana sebelumnya. Anggota rapat pun bisa siapa saja. Biasanya, rapat ini terjadi ketika ada beberapa orang yang bertemu, dan secara tidak sengaja menemukan sebuah rencana. Akhirnya, mereka membicarakan rencana tersebut, dan hasilnya dapat dibawa ke rapat formal untuk dibicarakan bersama anggota lainnya.
3.      Rapat terbuka biasanya dapat dihadiri oleh siapa saja, dan sifatnya tidak rahasia. Anggota yang dapatng untuk menghadiri rapat ini bersifat umum.
Rapat tertutup adalah kebalikan dari rapat terbuka. Rapat ini hanya dihadiri oleh orang-orang tertentu untuk membahas hal-hal yang sifatnya rahasia dan tidak boleh diketahui oleh orang banyak.

                                    Jenis Jenis Rapat Berdasarkan Jangka Waktunya.
1.      Rapat mingguan merupakan rapat yang telah dianggendakan untuk diadakan setiap satu minggu. Dalam rapat ini akan dibahas berbagai pekerjaan yang telah dikerjakan beserta permasalahan dihadapi oleh anggota dalam menjalankannya. Sehingga dalam rapat ini akan dilakukan evaluasi kinerja serta apa saja pekerjaan yang harus mereka lakukan selanjutnya untuk 1 minggu mendatang.
2.      Rapat bulanan hampir sama dengan rapat mingguan. Rapat ini merupakan rapat rutin yang dilakukan setiap bulan untuk membahas berbagai permasalahan dan peristiwa yang terjadi dalam 1 bulan yang telah berjalan.
3.      Rapat semester ini dilakukan setiap semester. Tujuannya sebagai evaluasi kinerja selama 6 bulan serta untuk menentukan langkah selanjutnya yang harus dilakukan untuk 6 bulan berikutnya.
4.      Rapat tahunan sama seperti rapat lainnya, merupakan rapat rutin yang teragenda, namun dilakukan sekali dalam satu tahun.


                                    Jenis-Jenis Rapat Berdasarkan Frekuensinya
1.      Rapat rutin merupakan rapat yang secara rutin harus dilakukan, telah diagendakan dan ditentukan waktunya. Rapat ini dapat dilakukan secara mingguan, bulanan, serta tahunan.

2.      Rapat insidental berbeda dengan rapat rutin. Rapat ini tidak dilaksanakan berdasarkan jadwal yang telah ditentukan, tetapi berdasarkan kepada permasalahan yang sedang dihadapi. Rapat ini biasanya baru akan dilaksanakan apabila anggota mendapat masalah yang sangat penting, dan harus segera dipecahkan bersama solusinya.

                                                Jenis Jenis Rapat Berdasarkan Namanya
1.      Rapat kerja merupakan rapat yang dilakukan oleh seluruh anggota. Di mana dalam rapat ini akan dibahas semua rencana kerja dan targetan organisasi. Begitu pula dengan pembagian job desk kerja dalam periode waktu yang ditentukan. Namun, biasanya rapat ini hanya dilakukan satu kali dalam satu tahun. Semua pembagian tugas dalam rapat ini menjadi agenda besar yang harus terselesaikan dan akan diadakan rapat evaluasi kerja untuk membahas permasalahan yang ada, dalam waktu yang sifatnya insidental.
2.      Rapat dinas biasanya rapat yang diadakan apabila terdapat berbagai kepentingan pembicaraan mengenai urusan kantor sehari-hari dan menyangkut kedinasan. Rapat ini biasanya diadakan oleh intansi atau kantor.
3.      Rapat Musyawarah kerja merupakan rapat untuk membiacarakan masalah yang sifatnya untuk mencapai kata sepakat pada anggota. Biasanya, rapat ini diadakan apabila ada anggota yang dalam perjalanan pelaksanaan tugas merasa tidak sepaham, dan terjadi protes kepada pimpinan. Kemudian diadakanlah musyawarah untuk mencapai kata sepakat.

                                    Jenis – Jenis Rapat Berdasarkan Keanggotaan
1.      Rapat pimpinan merupakan rapat yang dihadiri oleh para petinggi organisasi. Biasanya dalam rapat ini, mereka akan membahas mengenai kepentingan yang berpengaruh pada kinerja organisasi. Selain itu, biasanya para petinggi ini juga membahas berbagai masalah yang tidak dapat diatasi oleh anggota lainnya, dan hanya berhubungan dengan mereka, untuk kelangsungan organisasi tersebut. Rapat ini juga membahas tanggung jawab tiap pimpiman departemen atau divisi serta manajemen yang mereka lakukan untuk kelangsungan organisasi.
2.      Rapat Divisi merupakan rapat yang hanya dihadiri oleh anggota tiap divisi saja untuk membicarakan masalah pembagian kerja atau masalah yang mereka hadapi.
3.     Rapat Umum adalah rapat yang dihadiri oleh anggota organisasi. Di mana, biasnya rapat ini diadakan untuk menginformasikan kebijakan perusahaan yang akan berpengaruh terhadap pembagian kerja anggota.

 IV.            ELEMEN-ELEMEN DALAM RAPAT
1.      Waktu
Pengaturan waktu dalam rapat adalah suatu pembuka keberhasilan rapat[6]. Dalam tahap pra rapat, perlu menentukan waktu rapat dimulai jam berapa, kemudian durasi rapat. Durasi yang akan digunakan untuk membahas setiap agenda. Sehingga peserta rapat mengetahui, rapat akan selesai kapan.
2.      Agenda.
Agenda sangat penting dalam rapat. Agenda ibarat kompas yang menentukan arah dan tujuan rapat ini mau kemana. Dalam tahap pra rapat, pemimpin rapat sudah menentukan agenda apa saja yang akan dibahas dalam rapat. Dan sebelum rapat, peserta sudah diberitahu agenda rapat sehingga hal-hal yang berhubungan dengan agenda rapat sudah dipersiapkan peserta rapat.
3.      Pemimpin.
Keberhasilan pelaksanaan suatu rapat ditentukan juga oleh pemimpin rapat. Bagaimana seorang pemimpin rapat memiliki kemampuan dan secara tegas dapat mengendalikan jalannya rapat sehingga rapat dapat berlangsung secara efektif dan ada sebuah keputusan yang dihasilkan diakhir rapat.
4.      Peserta.
Peserta rapat diharapakan dapat berkontribusi dalam rapat. Artinya tidak datang, duduk, diam, dan dengar tetapi dapat ikut dalam pembicaraan, memberi usul dan saran serta tanggapan terhadap sesuatu hal yang dikemukakan.
5.      Lokasi dan ruang rapat.
Rapat akan dilaksanakan dimana? Lokasi dan ruang rapat perlu dipersiapkan dengan baik, lokasi dan ruang rapat yang kondusif dan memadai serta suasananya tenang sehingga rapat dapat berlangsung dengan baik.
6.      Notulen
Rapat boleh terlaksana, namun tanpa notulen yang mencatat setiap pembicaraan dalam rapat, maka sia-sialah rapat tersebut. Rapat terlaksana namun peserta rapat tidak mengetahui apa-apa saja yang telah dibahas dan diputuskan. Oleh sebab itu, sangat penting adanya notulen dalam rapat untuk mencatat semua hal yang dibicarakan sampai kepada sebuah keputusan yang dihasilkan diakhir rapat.
7.      Media
Media diperlukan untuk menunjang pelaksananaan rapat. Media yang dimaksud disini adalah adanya LCD jika diperlukan untuk menampilkan data/infomasi mengenai sesuatu hal yang sedang dibahas dalam rapat. Microfon untuk memperjelas suara jika dalam ruangan yang besar dengan peserta yang banyak pula.
8.      Fleksibilitas.
Fleksibilitas dalam rapat adalah keluwesan pemimpin rapat dalam menentukan rapat dapat dilanjutkan atau tidak jika melihat suasana rapat sudah memanas akibat silang pendapat dalam rapat dan pembicaraan oleh peserta dalam rapat tidak lagi memperhatikan etika dan kesantunan dalam mengemukakan tanggapan, usulan/pendapat.
9.      Keputusan.
Mengambil keputusan adalah hal yang penting dalam  suatu organisasi ataupun untuk diri kita sendiri.[7] Dalam rapat, akhir dari sebuah pembahasan agenda adalah bagaimana mengambil sebuah keputusan yang dapat dilaksanakan oleh organisasi tersebut. 
10.  Komitmen
W. H. Murray dalam bukunya John C. Maxwell menuliskan beberapa kalimat tentang Komitmen yang sangat mengagumkan:[8] “Tentang semua tindakan inisiatif, ada satu kebenaran dasar yang jika di diabaikan akan membunuh ide-ide dan rencana-rencana luar biasa yang tidak terhitung banyaknya: bahwa saat seseorang menyerahkan dirinya, penyediaan kebutuhan juga bergerak…” Thomas Edison melakukan hampir 1000 eksperimen sebelum menemukan bahan yang cocok untuk kawat pijar bola lampu. Edison tidak mau menyerah. Ia punya komitmen! Abraham Lincoln berkampanye untuk menjadi anggota DPR dan ia gagal. Ia mencoba bisnis dan gagal, dengan menghabiskan 17 tahun untuk melunasi utangnya. Ia mencalonkan diri menjadi anggota Congres dan kalah. Ia akhirnya menjadi Presiden Amerika Serikat. Abraham Lincoln tidak mau menyerah. Ia punya komitmen. Komitmen merupakan tahap pasca rapat, semua peserta rapat berjanji untuk melaksanakan keputusan yang telah dibuat diakhir rapat. Semua peserta rapat, walaupun ada yang tidak sepakat dengan keputusan yang diambil dalam rapat, keputusan telah diambil, semua peserta rapat dapat menjalankan keputusan rapat tersebut dengan penuh komitmen.  

    V.            EFEKTIFITAS DAN EFISIENSI RAPAT
Efektifitas dan efisiensi rapat adalah menciptakan keadaan yang berpengaruh dalam rapat artinya pelaksanaan rapat tentu diwarnai dengan berbagai pembicaraan baik positif maupun negatif,  namun rapat tetap dapat berlangsung sampai akhir dan menghasilkan sebuah keputusan. Kemudian memperhatikan ketepatan cara usaha dan  kerja dalam  menjalankan rapat dengan menggunakan elemen-elemen rapat, melalui alur dan tahap rapat sehingga rapat yang telah direncanakan mulai dari tahap pra rapat, rapat dan pasca rapat dapat berjalan dengan baik dan semua proses dapat diikuti dengan tepat sehingga tidak membuang-buang waktu, tenaga, biaya serta akhir dari semua ini adalah bagaimana peserta rapat dapat memiliki kemampuan menjalankan tugas dengan baik dan tepat.

 VI.            PENUTUP
Pelaksanaan rapat yang efektif dan efisien dalam organisasi mahasiswa khususnya pelayanan mahasiswa merupakan kebutuhan yang mendesak. Sebab, rapat adalah salah satu aktifitas penting dalam organisasi untuk membahas, mendiskusikan dan memutuskan suatu kebijakan organisasi yang dapat dijalankan oleh organisasi tersebut untuk mewujudkan arah dan tujuan yang hendak dicapai oleh organisasi tersebut. Namun sejauh ini, organisasi mahasiswa khususnya pelayanan mahasiswa belum dapat menerapkan rapat yang efektif dan efisien ketika melaksanakan rapat baik secara umum organisasi maupun khususnya departemen/bidang. Hal ini terbukti dengan adanya pelaksanaan rapat yang molor, tidak sesuai waktu yang ditetapkan, rapat sering tidak memiliki agenda yang jelas dan rapat yang berakhir dengan tidak menghasilkan keputusan apa-apa. Oleh sebab itu, melalui pembekalan pengurus baru UKM KR Jubilee dengan salah satu materi Manajemen Rapat Yang Efektif dan Efisien Dalam Pelayanan Mahasiswa harapannya pengurus baru tidak saja mendengar dan memahami tetapi dapat menerapkannya dalam departemen/bidangnya dalam pelayanan mahasiswa di UKM KR Jubilee.















[1] Materi disampaikan pada Acara Pembekalan Calon Pengurus UKM KR JUBILEE Universitas Merdeka Malang. Perkantas, 8 Desember 2013.
[2] Pembimbing Departemen LITBANG SDM UKM KR JUBILEE.
[3] Kamus Bahasa Indonesia/Tim Penyusun Kamus Pusat Bahasa, Jakarta, 2008, hlm 1265.
[4] Iqbal Islami, Kontribusi Dalam Rapat Dan Rapat Yang Efektif, Makalah tanpa tahun, hlm 8.
[6] Samuel H. Tirtamihardja, 2007,  Pemimpin adalah pemimpi, Leaders Are Dreamers, Jakarta, Yayasan YASKI, Edisi Kedua, hlm. 118
[7] Ibid, hlm. 138.
[8]John C. Maxwell, 2011, Think On These Things, Jakarta, Immanuel Publishing House, hlm 18.